Cara Belanja Kebutuhan Bisnis secara Online dengan Lebih Efisien
Pengadaan barang merupakan bagian penting dalam kegiatan usaha. Mulai dari kertas, alat tulis, printer, komputer, perangkat jaringan, hingga furnitur harus tersedia agar operasional berjalan lancar.
Namun, pembelian yang tidak direncanakan dapat menyebabkan pemborosan, penumpukan barang, atau perangkat yang tidak sesuai kebutuhan. Belanja secara online memang mempermudah proses pengadaan, tetapi perusahaan tetap memerlukan sistem yang jelas.
Berikut langkah yang dapat diterapkan agar pembelian kebutuhan bisnis menjadi lebih efisien.
Buat Daftar Kebutuhan Secara Berkala
Hindari melakukan pemesanan hanya ketika barang benar-benar habis. Buat daftar kebutuhan mingguan atau bulanan berdasarkan pemakaian setiap divisi.
Pisahkan barang menjadi beberapa kelompok, seperti alat tulis, bahan cetak, perangkat teknologi, furnitur, serta kebutuhan operasional lainnya. Pengelompokan membantu tim pengadaan melihat prioritas dan menghindari produk yang terlewat.
Untuk barang rutin seperti kertas dan tinta, catat rata-rata pemakaian bulanan agar jumlah pembelian dapat diperkirakan.
Bedakan Kebutuhan Rutin dan Investasi
Kertas, tinta, dan alat tulis termasuk kebutuhan rutin yang harus dibeli secara berkala. Sementara itu, laptop, printer, scanner, proyektor, dan furnitur merupakan barang investasi dengan masa penggunaan lebih panjang.
Keduanya memerlukan cara evaluasi berbeda. Barang rutin perlu dibandingkan berdasarkan biaya per unit dan ketersediaannya. Produk investasi perlu dinilai berdasarkan spesifikasi, daya tahan, garansi, dan biaya pemakaian.
Melalui marketplace kebutuhan bisnis, perusahaan dapat mencari berbagai kategori produk tanpa harus mengunjungi banyak toko secara terpisah.
Tentukan Spesifikasi Minimum
Sebelum meminta persetujuan pembelian, buat spesifikasi minimum setiap produk. Contohnya, laptop kerja memerlukan kapasitas RAM, penyimpanan, ukuran layar, dan jenis sistem operasi tertentu.
Spesifikasi minimum mencegah tim memilih produk hanya berdasarkan harga. Cara ini juga mempermudah perbandingan karena setiap pilihan dinilai menggunakan kriteria yang sama.
Untuk perangkat yang akan digunakan beberapa divisi, libatkan calon pengguna agar spesifikasi sesuai dengan beban pekerjaan sebenarnya.
Bandingkan Total Biaya Penggunaan
Harga pembelian bukan satu-satunya biaya yang harus dihitung. Printer memerlukan tinta atau toner, komputer membutuhkan perawatan, sedangkan perangkat tertentu menggunakan aksesori tambahan.
Hitung perkiraan biaya penggunaan selama masa pakai. Produk dengan harga awal rendah bisa menjadi lebih mahal apabila bahan habis pakainya boros atau komponennya sulit diperoleh.
Pertimbangkan pula konsumsi listrik, durasi garansi, biaya pengiriman, dan kemungkinan peningkatan kapasitas perangkat.
Periksa Penjual dan Garansi
Untuk barang elektronik, periksa reputasi penjual, informasi produk, status garansi, dan kebijakan pengembalian. Pastikan kode model sesuai dengan produk yang telah disetujui.
Dokumen pembelian harus disimpan untuk kebutuhan pencatatan aset, perpajakan, dan klaim garansi. Jika perusahaan membutuhkan faktur pajak, konfirmasikan ketersediaannya sebelum melakukan transaksi.
Platform seperti DatascripMall.ID dapat digunakan untuk membandingkan produk kebutuhan kantor dan bisnis dari berbagai kategori.
Tetapkan Alur Persetujuan
Pembelian tanpa alur persetujuan dapat menyebabkan transaksi ganda atau penggunaan anggaran yang tidak terkendali. Tentukan siapa yang membuat permintaan, memeriksa stok, menyetujui anggaran, dan melakukan pemesanan.
Untuk pembelian bernilai besar, perusahaan dapat menetapkan kewajiban membandingkan beberapa pilihan. Ringkasan perbandingan sebaiknya mencakup harga, spesifikasi, garansi, biaya pengiriman, dan estimasi waktu barang tiba.
Catat Barang yang Sudah Dibeli
Setelah produk diterima, cocokkan barang dengan pesanan dan periksa kondisinya. Catat nomor seri perangkat elektronik serta tanggal berakhirnya garansi.
Perusahaan juga perlu memperbarui data persediaan agar barang yang sama tidak dipesan kembali sebelum diperlukan. Untuk aset, tentukan pengguna atau divisi yang bertanggung jawab terhadap perangkat tersebut.
Pengadaan yang efisien bukan sekadar mendapatkan harga murah. Tujuan utamanya adalah menyediakan produk yang tepat, dalam jumlah yang sesuai, pada waktu yang dibutuhkan. Dengan perencanaan dan pencatatan yang baik, belanja online dapat membantu perusahaan menghemat waktu sekaligus menjaga anggaran operasional.